З 01 січня 2021 року ФОПи на спрощеній системі оподаткування, як платники єдиного податку першої-третьої груп, які не є платниками ПДВ, можуть вести бухгалтерський облік у довільній формі шляхом помісячного відображення отриманих доходів (п.296.1 ст.296 ПКУ ).
Статтею 1 ЗУ “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” визначено, що первинний документ – це документ, який містить відомості про господарську операцію.
Зокрема, первинні документи і додатки до них, що є підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових документах, договори, угоди, документи про приймання виконаних робіт, облікові регістри бухгалтерського обліку тощо зберігаються 3 роки після закінчення строку дії договору з урахуванням строків, визначених Приміткою (статті 330, 334, 336, 351 підпункту 4.2 пункту 4 розділу I Переліку № 578/5).
Крім того, п.2.1 глави 2 Положення №88 встановлено, що первинні документи – це документи, створені у письмовій або електронній формі, які містять відомості про господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.
Строки зберігання типових документів, затверджених наказом №578/5, є мінімальними. Більшість видів первинних бухгалтерських документів слід зберігати не менше трьох років — за умови, що контролюючі органи завершили їх перевірку, та п’яти років – у разі якщо такі документи містять інформацію про фінансові операції. За рішенням експертної комісії підприємства ці строки може бути подовжено.
В силу п.44.3 ст.44 ПКУ платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів первинного бухгалтерського обліку не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності, і не менш як 1095 днів з дня здійснення відповідної господарської операції.
Наказом Міністрества юстиції України №578/5 від 12.04.2012 року “Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів” визначено, що Договори, угоди (аудиторські, господарські, операційні тощо), Документи (акти, процентовки, довідки, рахунки) про приймання виконаних робіт, Первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і стали підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових документах (касові, банківські документи, ордери, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, корінці квитанцій, банківських чекових книжок, наряди на роботу, акти про приймання, здавання і списання майна й матеріалів, квитанції і накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, рахунки-фактури, авансові звіти тощо), Регістри рахунків до оплати, Податкові накладні – підлягають зберіганню не менше 3 роки.
Таким чином, з урахуванням вищевикладеного, термін зберігання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів складає 1095 днів (три роки).